Offre d'emploi

Description du poste :

Le Centre intégré de santé et de services sociaux de la Montérégie-Centre (CISSSMC) a une vision fortement axée sur l’humanisation des soins et des services. Tous évoluent dans un écosystème qui aspire à être bienveillant, digne de confiance et accessible. Les usagers et leurs proches demeurent au cœur des priorités.

Le CISSSMC, c’est une organisation qui sait viser juste pour atteindre ses objectifs et créer des conditions gagnantes pour l’épanouissement de ses 13 000 employés et 800 médecins. Située au cœur de la Rive-Sud de Montréal, notre organisation regroupe plus d’une quarantaine d’installations, dont l’Hôpital Charles-Le Moyne, l'Hôpital du Haut-Richelieu, l’Institut Nazareth et Louis-Braille plusieurs CHSLD et CLSC, des GMF-U, une maison de naissance, des centres de néphrologie, etc.

Le CISSSMC chapeaute plusieurs mandats régionaux en plus d’être un milieu d’apprentissage diversifié pour les étudiants de niveau universitaire, collégial et professionnel. Notre organisation est reconnue pour son affiliation universitaire avec l’Université de Sherbrooke et son lien d’affiliation avec l’Université de Montréal ainsi que pour ses deux centres de recherche réputés.

Si notre vision vous va DROIT AU COEUR, nous avons l’emploi pour vous. Nous avons un poste permanent de technicien(ne) en administration à combler à la direction des programmes déficiences.

LIBELLÉ DU TITRE D'EMPLOI:
Personne qui effectue des travaux reliés à la gestion du personnel, à la gestion financière, à l’organisation du travail et à la planification de l’exécution de travaux complexes à caractère administratif en faisant la cueillette et l’analyse de données.
Ce titre d’emploi comprend également la personne qui est responsable du fonctionnement administratif d’une direction et qui voit aux relations internes et externes de celle-ci. Elle est responsable des activités du personnel de bureau de la direction.

SOMMAIRE DE LA FONCTION :

Sous l’autorité du directeur des programmes de déficience intellectuelle,-trouble du spectre de l’autisme et déficience physique la technicienne en administration, assiste le directeur dans le fonctionnement administratif des activités et des mandats de la direction. Cette personne effectue divers travaux techniques de nature complexe reliés à la gestion informatique et administrative et à l’organisation du travail.

COMPOSANTES ET DESCRIPTION DES FONCTIONS

• Produit et crée différents tableaux de nature complexe;
• Coordonne et contrôle les communications internes et externes et agit comme personne-ressource pour recevoir et répondre, dans la mesure de ses compétences, aux différentes demandes;
• Gère le courrier électronique du directeur;
• Gère et arbitre l’agenda en collaboration avec la directeur; reçoit les demandes, les inscrit et supervise l’organisation des réunions ou rencontres. De plus, elle en assure l’aspect logistique;
• Voit à la gestion des déplacements du directeur le cas échéant;
• Assure la rédaction de certaines lettres signées par le directeur. Au besoin, rédige des convocations, des lettres courantes, note de service, des courriels à partir des renseignements fournis par sa direction;
• Planifie et organise les rencontres de différents comités : élabore l’ordre du jour, collige la documentation nécessaire, rédige les procès-verbaux et la transmission de la documentation interne et par voie électronique. Voit à la réservation des salles, de l’équipement informatique;
• Peut être appelée à assister le directeur dans diverses réunions
et assure le suivi;
• Révise les textes soumis pour la signature de la direction afin de s’assurer qu’ils respectent les normes graphiques et vérifie l’exactitude de la syntaxe, de l’orthographe et de la clarté du texte;
• Voit au respect des échéances de divers dossiers;
• Effectue le soutien administratif des différents dossiers et s’assure que tous les dossiers sont en ordre;
• Maintient un système de classement ordonné et fonctionnel des documents papier et électroniques de la direction;
• Assure une distribution rapide et adéquate de toutes demandes, correspondances, directives et informations;
• Filtre et transmet les appels téléphoniques et messages aux personnes concernées;
• Assure l’accueil et le maintien des relations d’affaires avec les intervenants internes et externes de la direction;
• S’assure de la mise en application des mandats et des projets spéciaux de la direction;
• Complète différents formulaires et prépare les rapports relatifs à son travail;
• Établit l'ordre de priorité des tâches, attribue le travail au personnel de soutien et s'assure que les délais sont respectés et que les procédures sont suivies;
• Offre un soutien administratif pour la comptabilité (ventilation comptable, vérification et compilation des factures, des dépôts. et toutes autres tâches en lien avec la petite caisse;
• Gère l'inventaire et commande les fournitures;
• Assure le suivi des signatures des ententes et des différents contrats de la direction et complète les formulaires de demande de paiement;
• Gère du courrier postal et électronique et les autres documents reçus et coordonne la circulation des renseignements à l'interne et avec d'autres services et organismes;
• Gère la réservation des salles via GRR;
• Exécute toute autre tâche connexe à la demande de son supérieur.

Exigences :

Doit détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) en administration générale, en techniques de comptabilité et de gestion, en techniques de bureautique ou dans une autre discipline collégiale appropriée d'une école reconnue par le ministère compétent ou un diplôme d’études collégiales (DEC) combiné à un certificat universitaire de premier cycle pertinent ou une attestation d’études collégiales (AEC) pertinente de huit cents heures et plus combinée à de l’expérience pertinente au domaine visé.

Cet emploi comprend également les personnes qui détiennent un certificat d'études collégiales en techniques administratives.

Comportements attendus :
• Faire preuve de disponibilité afin de gérer des dossiers urgents, bien qu’imprévus;
• Personne fiable, sincère et discrète;
• Personne curieuse, honnête et capable de reconnaître et de saisir les occasions professionnelles;
• Personne qui entretient des liens significatifs, qu'ils soient réguliers ou ponctuels, avec tout un réseau, qui établit un bon contact avec les gens et qui sait également entretenir ses relations;
• Personne réfléchie, organisée, qui sait planifier et être stratégique;
• Personne passionnée dans son domaine.

Remarques :

Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.

Si votre expérience professionnelle a évolué depuis votre dernière visite, nous vous invitons à joindre votre curriculum vitae afin de faire valoir l'ensemble de votre cheminement professionnel.

Si vous postulez d'un appareil mobile (téléphone intelligent, tablette), vous recevrez un courriel d'accusé réception vous demandant d'aller mettre à jour votre dossier et déposer votre CV afin que votre candidature soit prise en considération.

Notre établissement applique un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les femmes, les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Ces dernières peuvent également nous faire part de leurs besoins particuliers relativement à l’emploi sollicité afin de faciliter leur mise en candidature.