Description de l’établissement :

Le Centre hospitalier universitaire Sainte-Justine est le plus grand centre hospitalier mère-enfant au Canada et l'un des quatre plus importants centres pédiatriques en Amérique. Associé à l'Université de Montréal, le CHU Sainte-Justine est de loin le plus grand centre de formation en pédiatrie au Québec et un chef de file au Canada. Chaque jour, ce sont près de 7 000 personnes engagées – spécialistes en soins infirmiers, en réadaptation physique, en santé psychosociale, en recherche et en administration, médecins, dentistes, pharmaciennes et pharmaciens, stagiaires et bénévoles – qui, inspirées par une tradition d’innovation, collaborent afin de transformer la vie de générations.

Description du poste :

Sous la responsabilité du chef du service, le titulaire assure la coordination de l’équipe d’agents administratifs du plateau de gynécologie-obstétrique en ce qui concerne la gestion des rendez-vous et des listes d’attente des cliniques. En plus de coordonner les activités complexes du plateau, il est responsable d’offrir un soutien pour la gestion des rendez-vous complexes, en collaboration avec ses différents partenaires. Il doit avoir la capacité à cerner les priorités des différentes demandes et poser les actions requises selon le degré d’urgence perçu. Le titulaire peut être appelé à remplacer les collègues lors de pauses et absences ponctuelles.

Voici les principales responsabilités :

1. ORGANISATION DU TRAVAIL ET COORDINATION DE L’ÉQUIPE
• Assurer la répartition quotidienne des ressources humaines en fonction aux besoins opérationnels;
• Participer à l’animation des rencontres éclairs, en collaboration avec le spécialiste en activités cliniques.

2. GESTION DES RENDEZ-VOUS ET DE LA LISTE D’ATTENTE
• Gérer la boîte courriel du plateau;
• Assurer la vigie des lignes téléphoniques;
• Assurer la vigie des demandes de consultations urgentes (priorités A, B et C);
• Assurer la vigie des rendez-vous de suivi urgents (priorités 1 et 2);
• Assurer la vigie du remplissage des cliniques et mets en place des stratégies pour s’en assurer;
• Assurer la vigie du balancement des cliniques et mets en place des stratégies pour s’en assurer;
• Assurer la vigie des confirmations de rendez-vous et mets en place des stratégies pour s’en assurer;
• Assurer le respect de la circulaire ministérielle et la politique d’accès aux soins et services ambulatoires du CHU Sainte-Justine;
• Assurer le lien avec les différents partenaires (imagerie médicale, centre de prélèvement, autres cliniques médicales, etc.);
• Participer à l’élaboration des plans d’action pour améliorer la gestion continue des listes d’attente, en collaboration avec l’équipe de gestion du CRVU et du département de gynécologie-obstétrique.

3. COORDINATION AVEC LES PARTENAIRES
• Assurer la coordination avec les équipes cliniques et les équipes médicales du département de gynécologie-obstétrique;
• Participer aux rencontres multidisciplinaires avec les équipes cliniques du département de gynécologie-obstétrique pour s’assurer de la bonne compréhension des besoins et des résultats attendus;

4. ACTIVITÉS ADMINISTRATIVES DEMANDANT UNE COORDINATION
• Démystifier les requêtes insolites, en assurant le lien auprès des intervenants requis;
• Participer à l’analyse des plaintes, en collaboration avec la spécialiste en activités cliniques.

5. AUTRES TÂCHES ADMINISTRATIVES
• Participer à l’orientation des nouveaux employés;
• Assurer les audits auprès des employés, en collaboration avec le technicien en administration responsable de la formation;
• Toutes autres tâches connexes.

6. SÉCURITÉ
• Connaît et s'assure du respect des lois et des règlements régissant les prestations sécuritaires de soins et de services;
• Contribue au maintien d'un environnement et d'une pratique sécuritaire;
• Participe et intervient pour maintenir la sécurité de tous.

Exigences :

Ton profil

• Tu détiens un diplôme d’études collégiales (DEC) ou une attestation d'études collégiale (AEC) en administration ou une formation jugée équivalente.
• Tu es une personne proactive, orientée vers les solutions et les résultats et avec une bonne capacité organisationnelle;
• Tu es à l'aise avec la saisie de données et les logiciels informatiques;
• Tu possèdes de l'expérience dans le réseau de la santé (un atout);
• Tu possèdes de l'expérience dans le service et dans la coordination à la clientèle (un atout);
• La connaissance du logiciel eRendez-vous (un atout);

Compétences organisationnelles :
• Esprit d’analyse et de synthèse
• Autonomie
• Sens des priorités
• Discrétion
• Esprit d’équipe
• Capacité d’adaptation
• Habiletés relationnelles

Exigences :
• Français, Word intermédiaire et Excel intermédiaire
• Test d'aptitudes du secteur

Notre offre :

Il s’agit d'un poste permanent à temps complet de jour. C'est un poste syndiqué et le salaire sera déterminé selon ta scolarité et ton expérience (entre 24,21 et 32,32$ de l’heure).

Si la description de ce poste a suscité ton intérêt, fais-nous parvenir ta candidature rapidement !

Au plaisir de faire ta connaissance !

Remarques :

Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature. Toutefois, nous ne communiquerons qu’avec les personnes dont la candidature est retenue.

Le genre masculin est utilisé sans discrimination et dans le seul but d’alléger le texte. Le CHU Sainte-Justine souscrit au principe d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les membres des minorités visibles et des minorités ethniques, les personnes handicapées et les Autochtones à poser leur candidature. Nous vous serions gré de nous faire part de tout handicap qui nécessiterait un aménagement technique et physique adapté à votre situation lors du processus de sélection. Soyez assuré que nous traiterons cette information avec confidentialité.

Autres avantages :

Lorsqu'on travaille au CHU Sainte-Justine, on fais partie d’une grande famille dédiée au bien-être des mères et des enfants. Voici certains avantages dont tu bénéficieras en obtenant un emploi :

1. Une conciliation travail et vie personnelle
• 20 jours de vacances par année pour le personnel
• 13 jours fériés
• 9,6 jours de maladie par année
• Congés sociaux et pour études
• Possibilité de télétravail et d’heures de travail flexibles
• Congé de maternité, de paternité et d’adoption pouvant être prolongé jusqu’à 2 ans

2. Des avantages collectifs concurrentiels
• Régime de retraite à prestations déterminées (RREGOP)
• Assurances collectives pour vous et votre famille incluant l'incapacité à long terme et une assurance-vie additionnelle
• Programme d’aide aux employés et à leur famille

3. La possibilité de se réaliser professionnellement à travers des défis stimulants
• Programme de développement de carrière
• Collaborer à différents projets de recherche
• Travail en collaboration avec tous les acteurs du centre hospitalier universitaire