Offre d'emploi

Description :

Sous la responsabilité du directeur, la personne titulaire du poste assiste ce dernier dans ses fonctions, agit à titre de première répondante auprès des collaborateurs internes et externes et effectue un travail varié et complexe de soutien administratif pour la direction.

Elle soutient le directeur dans la planification et la gestion de son temps. Elle assure la préparation et le suivi des dossiers du directeur pour les comités auxquels il participe. Elle agit en soutien administratif auprès des membres de l’équipe de la direction dans un contexte d’amélioration continue des processus sous sa responsabilité. Elle est appelée, à la demande du directeur, à participer à différents comités à titre de représentante de l’employeur. L’ensemble de ses responsabilités l’amène à travailler dans un environnement complexe composé de situations diversifiées.

Elle est responsable du fonctionnement administratif et de membres du personnel de la direction qui œuvrent dans des fonctions de secrétariat (ex. : agente administrative) au sein de la direction, et ce, afin d’optimiser les modes de fonctionnement et uniformiser les compétences du personnel de bureau à l’intérieur de la direction. Dans ce contexte, elle assure le respect et l’application des normes et des différentes modalités administratives déterminées par l’établissement. Elle veille à l’efficience des activités administratives de la direction et collabore à la sélection du personnel de bureau, à leur évaluation ainsi qu’au développement de leurs compétences.

Elle soutient également le directeur dans le processus d’affichage des postes de cadres supérieurs, ainsi que les différentes actions qui en découlent.

La personne titulaire du poste détient un pouvoir de contrôle en ce qui concerne l’application des procédés administratifs du personnel de bureau de l’ensemble de la direction. Cette autorité lui confère le droit d’agir, d’intervenir et de donner des directives dans différentes unités administratives de la direction afin d’assurer une harmonisation en ce qui concerne les processus spécifiques qui s’inscrivent dans le cadre de la gestion administrative de l’établissement. Dans ce contexte, elle assure le respect et l’application des normes et des différentes modalités administratives déterminées par l’établissement.
En qualité de technicienne en administration (attachée de direction), elle exerce des fonctions de soutien au directeur et est appelée à intervenir auprès du personnel de la direction dans la gestion et le suivi de dossiers reliés aux responsabilités de la direction, et ce, autant pour les mandats avec les partenaires externes qu’internes.
En tant que membre du comité de gestion de la direction, elle participe aux discussions touchant le fonctionnement de l’ensemble de la direction afin d’optimiser les différents processus administratifs qu’on y retrouve et en demeure solidaire une fois ceux-ci adoptés.
En tant que membre du comité de soutien de la haute direction, elle participe aux discussions touchant l’élaboration et l’harmonisation des politiques et procédures administratives et des outils de travail de l’organisation ainsi que le développement des compétences du personnel administratif. Elle s’assure de transmettre l’information auprès des du personnel de soutien et aux gestionnaires (si requis) de sa direction.

Responsabilités et attributions générales
• Assiste son supérieur immédiat dans les différents mandats qui lui sont confiés;
• Responsable de la gestion d’agenda et courriels de son supérieur immédiat en tenant compte des priorités;
• Assure le suivi des courriels et du courrier en collaboration avec son supérieur immédiat et met en place un mécanisme de suivi pour les redditions de comptes;
• Participe aux rencontres du comité de gestion de sa direction et du comité de soutien de la haute direction;
• Participe, le cas échéant, au sous-comité du conseil d’administration dont sa direction est responsable;
• Assiste à des rencontres ou à des comités à titre de représentante de la direction?;
• Représente, à la demande de son supérieur, sa direction tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’établissement;
• Effectue des travaux d’ordre administratif reliés à la gestion des ressources financières, à la gestion des ressources humaines, à la gestion des ressources matérielles et à l’organisation du travail?;
• Autorise les relevés de présence des gestionnaires et autres employés de la direction et complète les formulaires de demandes de remboursement des dépenses liées au travail de son supérieur immédiat;
• Assure un soutien à son supérieur immédiat et aux gestionnaires de sa direction en les conseillant sur la définition des orientations, des objectifs et des priorités en matière de procédés administratifs;
• Émet, à l’intérieur de son champ d’autorité, des directives aux unités administratives de sa direction;
• Responsable de l’application du programme d’identification visuelle quant à la conformité des documents produits par les gestionnaires ou le personnel de la direction?;
• S’assure du respect des lois, des politiques, des procédures, des normes, des contrats, des règlements et des directives en fonction des mandats qui lui sont confiés;
• Responsable des mises à jour des outils de communication de la direction, notamment le bottin des employés et gestionnaires, l’organigramme, l’intranet, etc.;
• Prépare et assure le suivi des dossiers administratifs spécifiques au bureau du directeur et agit comme interlocuteur auprès des autres directions de l’établissement ou de l’externe;
• Rédige la correspondance du directeur et s’assure d’une qualité grammaticale exemplaire;
• Assure le suivi et prépare les documents pour les différents comités (direction, gestion, sous-comité du conseil d’administration, etc.) en s’assurant de la conformité et de la pertinence des informations reçues?;
• Responsable de l’information qui transige pour signature auprès de la Direction générale;
• Assure la logistique des réunions périodiques de la direction (l’organisation, la prise de notes et les suivis nécessaires);
• Soutient le directeur dans ses travaux visant l’élaboration et la mise à jour de l’offre de service, de l’organigramme et autres documents administratifs de la direction;
• Répond aux demandes d’information et fournit la réponse à certaines questions relevant de sa compétence;
• Assure le transfert de connaissances des différents documents d’encadrement (ex : politiques, procédures…) auprès des membres du personnel de bureau;
• Tient à jour la liste des vacances de son supérieur, des gestionnaires et des équipes administratives de sa direction;
• Agit comme contributrice de l’intranet pour sa direction.

Exigences :

Télétravail possible en formule hybride (présentiel et télétravail) sous certaines conditions.
Port d'attache pour les journées en présentiel: Châteauguay.

(DEC) en administration générale, en techniques de comptabilité et de
gestion, en techniques de bureautique ou dans une autre discipline collégiale
appropriée d'une école reconnue par le ministère compétent
- ou (DEC) pré-universitaire combiné à un certificat universitaire de premier
cycle pertinent
- ou (AEC) pertinente de huit cents heures et plus combinée à un (1) an
d’expérience pertinente au domaine visé
- ou (BAC) dans une discipline pertinente (administration, comptabilité, finance
etc.) ou
- 2 certificats de 1er. cycle universitaire dans une discipline pertinente combiné à 1
an d’expérience dans le secteur ou dans des fonctions similaires
- ou 1 certificat de 1er. cycle universitaire dans une discipline pertinente combiné à
2 ans d’expérience dans le secteur ou dans des fonctions similaires

Réussite des tests de français, Word, Excel et rédaction.

Compétences comportementales de base:
• Confidentialité
• Polyvalence
• Esprit d’équipe, collaboration
• Souci de la satisfaction de la clientèle
• Planification et organisation personnelle du travail, autonomie
• Souplesse, flexibilité et adaptation au changement
• Sens des responsabilités, initiative, dynamisme
• Partage des connaissances (expertise)
Compétences professionnelles :
• Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office)
• Maîtrise du français parlé et écrit
• Habiletés de rédaction et de mise en forme de documents
• Capacité à prioriser et à travailler sous pression
• Habiletés relationnelles
• Travail d’équipe et sens de la collaboration
• Responsable, sens de l’organisation
• Autonomie et rigueur
• Discrétion, confidentialité, devoir de réserve et loyauté

Remarques :

Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.

Le CISSS de la Montérégie-Ouest applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques, les femmes et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Les personnes handicapées peuvent également nous faire part de leurs besoins particuliers relativement au processus de sélection pour l'emploi sollicité afin de faciliter l'étude de leur candidature.

Si vous postulez d'un appareil mobile (téléphone intelligent, tablette), vous recevrez un courriel d'accusé réception vous demandant d'aller mettre à jour votre dossier et déposer votre CV afin que votre candidature soit prise en considération.